ЭТрН в общепите в 2026 году: что требуется и как менялось требование
Обновлено 20 сентября 2026 года.
Объясняем, что закон требует от общепита по электронным транспортным накладным в 2026 году и какие сроки впереди. Страницу ведёт сервис «ДелоСтат», обновляя её согласно своим еженедельным выпускам аналитики для HoReCa. Сроки, номера и формулировки правовых актов сверяем по текстам в государственной системе «Законодательство России». Их реквизиты сверяем по официальному порталу правовой информации. Ссылка на первоисточник стоит рядом с утверждением.
Коротко: что требуется сейчас
- С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной (ЭТрН). Заказ и заявка на перевозку тоже стали электронными. Груз без транспортной накладной перевозчик к перевозке не принимает, кроме перевозок по договору фрахтования. (закон № 140-ФЗ; Устав автомобильного транспорта)
- Кафе и ресторан в этой цепочке — грузополучатель. По факту приёмки груза он формирует свою часть ЭТрН и подписывает её электронной подписью. (правила обмена)
- Участники информационного взаимодействия — это грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, фрахтователь, фрахтовщик и иное лицо. Участником становится тот, кто заключил с оператором соглашение об электронном документообороте перевозочных документов. (Устав автомобильного транспорта)
- Для транспортной накладной, заказа и заявки бумага осталась в восьми случаях, которые определил Минтранс. Среди них — отсутствие доступа к сети «Интернет» и перевозка, где грузоотправитель и грузополучатель совпадают. (приказ Минтранса № 262)
- Новых сроков по электронным перевозочным документам впереди нет. Ближайшие даты в актах — предельные сроки действия самих актов. В работе срок один: исправленный файл обмена — не позднее 5 календарных дней после сообщения о расхождении. (правила обмена)
Сроки одной таблицей
Первые два срока уже наступили, остальные — впереди.
Таблицу можно листать вбок →
| Срок | Что наступает | Первоисточник |
|---|---|---|
| 1 сентября 2026 года | транспортная накладная, заказ и заявка формируются в электронном виде; вступает в силу перечень случаев бумажного оформления | закон № 140-ФЗ, приказ Минтранса № 262 |
| 1 сентября 2026 года | экспедиторские документы формируются в форме электронного документа; вступает в силу перечень случаев бумажного оформления | закон № 140-ФЗ, приказ Минтранса № 115 |
| 1 сентября 2028 года | истекает срок действия правил обмена электронными перевозочными документами | правила обмена |
| 1 сентября 2032 года | истекает срок действия обоих перечней случаев бумажного оформления | приказ Минтранса № 262, приказ Минтранса № 115 |
Что требуется: по темам
Электронная транспортная накладная
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Составляет её грузоотправитель, если договор перевозки не говорит иного. С 1 сентября 2026 года она формируется в виде ЭТрН. (закон № 140-ФЗ)
Формат ЭТрН утверждает Федеральная налоговая служба по согласованию с Минтрансом. Груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчик к перевозке не принимает. Исключение — перевозки по договору фрахтования, когда в аренду берут само транспортное средство. Это перевозка с сопровождением представителя грузовладельца и перевозка груза, по которому не ведётся учёт товарно-материальных ценностей. (Устав автомобильного транспорта)
Что делает грузополучатель
Общепит получает товар от поставщика и выступает грузополучателем. По факту приёмки груза грузополучатель формирует файл обмена информации грузополучателя — свою часть ЭТрН. Файл содержит отметку о полной или частичной приёмке. Если груз не принят совсем, это указывается в том же файле. (правила обмена)
Файл подписывается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Подпись — личная, физического лица; оно может действовать по доверенности. (Устав автомобильного транспорта)
Подписанный файл грузополучатель направляет своему оператору. Оператор грузополучателя — тот, с кем соглашение заключил сам грузополучатель. Он проверяет файл и направляет его перевозчику и грузоотправителю через их операторов. Тот же файл уходит в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. (правила обмена)
Если ГИС ЭПД находит расхождения в данных, оператор сообщает об этом участнику обмена. Исправленный файл формируется не позднее 5 календарных дней со дня получения такого сообщения. (правила обмена)
Когда накладная остаётся на бумаге
Минтранс определил восемь случаев, при которых транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе: (приказ Минтранса № 262)
- перевозка грузов военного назначения, где Министерство обороны — грузоотправитель или грузополучатель;
- грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо, не включённое в реестр аккредитованных филиалов и представительств;
- каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС;
- перевозка физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных непредпринимательских нужд;
- нет технической возможности отправить документ в ГИС ЭПД из-за сбоя, зафиксированного государственной системой обнаружения компьютерных атак;
- отсутствие доступа к сети «Интернет»;
- грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Перечень действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. Даже в этих случаях стороны могут оформить документ электронно, если так предусмотрено договором перевозки. (приказ Минтранса № 262; закон № 302-ФЗ)
Экспедиторские документы
Экспедиторские документы тоже формируются в форме электронного документа с 1 сентября 2026 года. (закон № 140-ФЗ)
Минтранс определил шесть случаев бумажного оформления: (приказ Минтранса № 115)
- грузы для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности и правопорядка, специальные и воинские грузы;
- территории с режимом повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо с режимом контртеррористической операции;
- нет технической возможности у клиента из-за обстоятельств непреодолимой силы;
- то же у экспедитора;
- услуги физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных непредпринимательских нужд;
- клиент — иностранное юридическое или физическое лицо.
Этот перечень действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. Оговорка об электронной форме по договору действует и здесь. (приказ Минтранса № 115; закон № 302-ФЗ)
Форматы документов
Форматы ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда утверждены приказом Федеральной налоговой службы. Формат электронного заказа и заявки утверждён отдельным приказом. (форматы накладной; формат заказа и заявки)
У обоих приказов был предельный срок — 1 сентября 2026 года. Летом 2026 года служба сняла это ограничение, и предельного срока у форматов больше нет. (приказ ФНС № ЕД-1-26/502@; приказ ФНС № ЕД-1-26/494@)
Как менялось требование
Новые записи сверху. Дата — день события по акту.
4 августа 2026. Подписан закон № 302-ФЗ. Он добавил в норму о транспортной накладной оговорку: в случаях, где разрешена бумага, документ можно сформировать и электронно, если так предусмотрено договором перевозки. Такие же оговорки появились для заказа, заявки и экспедиторских документов. (закон № 302-ФЗ)
24 июля 2026. У форматов накладной, ведомости и заказ-наряда снят предельный срок. Что это значит — в разделе «Форматы документов». (приказ ФНС № ЕД-1-26/502@)
16 июля 2026. То же сделано с форматом заказа и заявки. (приказ ФНС № ЕД-1-26/494@)
1 июня 2026. Утверждён перечень случаев бумажной транспортной накладной, заказа и заявки. Сам перечень — в разделе «Когда накладная остаётся на бумаге». (приказ Минтранса № 262)
3 апреля 2026. Утверждён перечень случаев бумажных экспедиторских документов. Он — в разделе «Экспедиторские документы». (приказ Минтранса № 115)
7 июня 2025. Подписан закон № 140-ФЗ. Он перевёл транспортную накладную, заказ, заявку и экспедиторские документы в электронный вид с 1 сентября 2026 года. (закон № 140-ФЗ)
Что такое ЭТрН и ГИС ЭПД
ЭТрН — транспортная накладная, сформированная в форме электронного документа. Она живёт не одним файлом: стороны формируют свои файлы обмена и подписывают их электронной подписью. В ЭТрН четыре обязательных файла обмена: информация грузоотправителя, информация перевозчика о приёме груза, информация грузополучателя и информация перевозчика о выдаче груза. (правила обмена; форматы накладной)
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это ЭТрН, электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость. К ним же относятся электронный договор фрахтования, электронный путевой лист, электронный заказ, электронная заявка и электронные экспедиторские документы. Перечень открытый: закон относит к ЭПД и другие документы, которые положено формировать электронно. (закон № 140-ФЗ)
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, куда эти документы направляются. Обмен между участниками идёт через информационные системы, которые ведут операторы. (Устав автомобильного транспорта)
Оператор такой системы — российское юридическое лицо из реестра операторов. Устав требует от него чистых активов не менее трёхсот миллионов рублей и круглосуточной обработки документов. Участник обмена работает через своего оператора: у грузополучателя — оператор грузополучателя, у перевозчика — оператор перевозчика. (Устав автомобильного транспорта; правила обмена)
Порядок обмена установлен правительством. Правила обмена действуют с 1 сентября 2022 года до 1 сентября 2028 года. (правила обмена)
Источники
Акты — на официальном интернет-портале правовой информации. Тексты актов там опубликованы сканами без текстового слоя. Поэтому формулировки и числа читались в государственной системе «Законодательство России» (pravo.gov.ru), а ссылки на страницах ведут на портал. Устав автомобильного транспорта принят до запуска портала, и ссылка на него ведёт в «Законодательство России».
- Федеральный закон от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ — перевод перевозочных и экспедиторских документов в электронный вид.
- Федеральный закон от 4 августа 2026 г. № 302-ФЗ — оговорка об электронной форме в «бумажных» случаях.
- Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ — Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.
- Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 г. № 931 — правила обмена электронными перевозочными документами.
- Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 г. № 262 — случаи бумажной транспортной накладной, заказа и заявки.
- Приказ Минтранса России от 3 апреля 2026 г. № 115 — случаи бумажных экспедиторских документов.
- Приказ ФНС России от 9 декабря 2021 г. № ЕД-7-26/1065@ — форматы накладной, ведомости и заказ-наряда.
- Приказ ФНС России от 13 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/108@ — формат заказа и заявки.
- Приказ ФНС России от 24 июля 2026 г. № ЕД-1-26/502@ и от 16 июля 2026 г. № ЕД-1-26/494@ — снятие предельного срока с форматов.